Hola que tal, bienvenida, bienvenido al podcast auténticos líderes de proyecto.

Mi nombre es Hugo Eusebio y hoy vamos a platicar de… Documentación mínima que deberías hacer en cualquier tipo de proyecto.

Si eres de los que no les gusta documentar o no te da el día de tanto trabajo, te voy a decir desde mi punto de vista que documentación mínima es necesaria dentro de un proyecto.

Al iniciar cualquier tipo de proyecto siempre debe existir un documento base, este documento puede ser, un contrato, un acuerdo firmado, una requisición, una orden de trabajo, una orden de compra, incluso una servilleta con notas, no puedes iniciar un proyecto sin un documento oficial donde se indique lo que se realizará dentro del proyecto.

Por lo regular me ha tocado que la gente que tiene un pequeño negocio u oficio, no hacen documento de inicio del proyecto, un carpintero, un herrero, incluso algunos organizadores de eventos, todo lo dejan en un acuerdo de palabra y los más disciplinados, apuntan el requerimiento en una libreta, aunque luego no recuerden donde la dejaron.

Un documento de inicio es lo más importante del proyecto, ahí se plasma que quiere el cliente, cuando lo solicito, el precio pactado, las fechas tentativas de entrega, los datos de contacto del cliente y como se realizará el pago, entre otros datos.

No te lleva más de 10 minutos realizar un documento formal de inicio y te va a ahorrar muchos problemas en un futuro.

El segundo documento importante es el de cierre, este puede ser el mismo documento de apertura con la firma de aceptación del cliente, fecha de entrega, estatus del pago y la garantía del trabajo, es importante cerrar oficialmente un proyecto, no podemos dejar todo a un acuerdo verbal del momento.

En el intermedio de estos dos documentos, si nos ponemos muy minimalistas, solo necesitaríamos un documento por cada cambio acordado que afecte al proyecto, esto es, si hay una reunión o platica informal que no afecta al proyecto, no es necesario hacer ningún documento, pero si hay un cambio por parte del cliente que afecte el proyecto ya sea que alargue el tiempo, cambie o incluya una nueva funcionalidad, en esos casos si necesitamos un documento por cada cambio que afecte el proyecto, este documento solo debe contener el nuevo cambio acordado, la fecha y el impacto del cambio ya sea en tiempo, costo o calidad, puedes engrapar este documento al documento inicial y con eso llevaras el histórico de los cambios adjuntos al acuerdo inicial.

Si eres nuevo en esto de los proyectos te sugiero intentes llevar solo esos documentos en cada uno de tus proyectos, si no tienes a la mano un editor de texto, hazlo a mano en una hoja, el no llevar la documentación mínima pone en riesgo tu proyecto, el pago y el servicio que ofreces a tus clientes. 

Por hoy es todo, gracias por escucharme, cuídate mucho y recuerda que este podcast es para toda persona que no se dedica a liderar proyectos como actividad primaria pero que entiende la importancia de adquirir habilidades de liderazgo y gestión de proyectos independientemente del negocio, profesión u oficio en el que te encuentres.

Si eres estudiante, aprender habilidades de liderazgo y gestión de proyectos, te ayudará a tener un mejor perfil profesional independientemente de tú especialidad.

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Nos escuchamos el próximo episodio.

Somos Projecter y hacemos proyectos.