Hola que tal, bienvenida, bienvenido al podcast auténticos líderes de proyecto.

Mi nombre es Hugo Eusebio y hoy vamos a platicar de… War room.

El termino war room ha existido por muchos años  en los proyectos de sistemas, desconozco si en otro tipo de proyectos se maneje un término similar, si es así indícamelo en los comentarios, war room como su nombre lo dice es reunir a las personas que tienen una participación crítica en el lanzamiento de un producto y puedan tomar decisiones en el momento de una crisis, por ejemplo si vamos a liberar un sistema al área productiva es necesario que tengas disponible a todas las personas que pudieran resolver un posible problema, quizás a líderes técnicos o arquitectos del sistema y del lado del cliente, las personas encargadas de los sistemas a donde nos vamos a integrar.

Si tu no te dedicas a sistemas, pero estás gestionando otro tipo de proyectos, es interesante conozcas el concepto para que puedas aplicarlo, pongamos como ejemplo. Organizar una exposición, para preparar tu war room primero debes contar con los datos de las personas involucradas, nombres, teléfono, ubicación, actividades que realizan, posterior enviar un aviso con el itinerario especificando lugar, fecha y hora en los que requieres de su apoyo,  en este ejemplo el evento crítico es la instalación de la muestra, en la instalación no puedes retrasar la fecha, por lo que debes contar con el apoyo de quienes puedan resolver las posibles fallas que se vayan presentando, por ejemplo, deberías contar con el equipo de mantenimiento por si se daña algún muro, techo o lampara, el equipo técnico o curadores para clasificar las obras y decidir si es necesaria alguna reclasificación o reemplazo, quizá el contacto del personal de aire acondicionado, iluminación, accesos, bodegas, etc. Lo mejor sería que todos estuvieran físicamente en la instalación, pero si no forman parte de tu equipo y no pueden estar físicamente, lo segundo mejor es que estén al pendiente de cualquier llamada o mensaje, la segunda fecha en la que vas a necesitar de este equipo es el día del evento, y aquí es cuando se cometen la mayoría de los errores, una cosa es instalar y dejar todo en orden y otra cosa es la inauguración del evento, en este momento es cuando por mucho que hayamos revisado, posiblemente algo faltará o fallará y en esa situación será necesario contar con la gente que pueda tomar decisiones y solucionarlo.

Por lo regular la instalación de la exposición fue un día antes de la inauguración, y es muy común que el equipo que trabajo en la instalación, llegue tarde al siguiente día debido al trabajo extra desarrollado, desafortunadamente las primeras horas del evento son las más críticas y necesitas a todo tu equipo, has un acuerdo con ellos, que te apoyen tanto en la instalación como en el lanzamiento a primera hora y quizá el segundo o tercer día puedes reponer ese tiempo de descanso que se han ganado.

Pasando ese par de fechas importantes, puedes relajar un poco al equipo ya que después de la instalación y el primer día de exposición el riesgo de que se presente un evento no identificado va a bajar considerablemente.

Y por último debes estar preparada para que en cualquier momento puedas hacer roll back de cualquier tema, ejemplo, quizá querías pintar una pared de amarillo, pero por alguna razón ya no será posible, un roll back es tomar la decisión de no continuar con una actividad y regresarla a su estado original, buscando no afectar el trabajo futuro.

Por hoy es todo, gracias por escucharme, cuídate mucho y recuerda que este podcast es para toda persona que no se dedica a liderar proyectos como actividad primaria pero que entiende la importancia de adquirir habilidades de liderazgo y gestión de proyectos independientemente del negocio, profesión u oficio en el que te encuentres.

Si eres estudiante, aprender habilidades de liderazgo y gestión de proyectos, te ayudará a tener un mejor perfil profesional independientemente de tú especialidad.

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Nos escuchamos el próximo episodio.

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