Hola que tal, bienvenida, bienvenido al podcast auténticos líderes de proyecto.
Mi nombre es Hugo Eusebio y hoy vamos a platicar de… ¿Por qué seguimos usando minutas?
Advierto que este es uno de esos temas en los que no puedo ser imparcial, pero saber que habrá gente que opinará totalmente lo contrario es parte de la motivación de hacer este tipo de contenido.
Nunca me gusto el concepto de minuta, recuerdo que en los 90s estaban muy de moda los formatos de minutas, pensando que cada uno tenia el mejor formato, entre los conceptos que se manejaban en esos formatos que eran y siguen siendo confusos para mí, están: asuntos anteriores, asuntos sin terminar, asuntos nuevos, otros asuntos, tipo de reunión, objetivo de la reunión, ámbito de la reunión, paréntesis una palabra que en lo personal me descontrola es “ámbito”, no se a quien en México se le ocurrió llamar ámbito a los alcances, bueno si se, en el PMBOK versión 4 venia esa palabra y de ahí muchas personas empezaron a usarla pensando que con eso hablaban lenguaje de proyectos, en realidad es una palabra que no se usa en la práctica, terminado el paréntesis.
La minuta es un documento obsoleto que se sigue usando en instituciones de gobierno, pero incluso en algunas instituciones privadas, afortunadamente en proyectos mas pequeños o donde la gestión se vuelve parte del trabajo y no el trabajo en sí mismo, las minutas ya no las usamos.
Empezando por, ¿Qué es una minuta?
Es un pedazo de hoja donde se apunta lo que se dice en una reunión.
Mi punto es, porque usar un documento extra sobre una reunión que en teoría nació del propio proyecto, si es una reunión nacida del proyecto, ya debería de existir documentación de control del mismo proyecto que debería ser actualizada con lo que se acuerde en esa reunión.
Dentro de los puntos que no son lógicos en una minuta están:
- Una minuta para ser oficial debe estar firmada por los asistentes, y a menos que lleves la impresora a la reunión no puedes pasar a firma en cuanto finaliza la reunión, por lo que en la realidad, esa minuta tomada en esa reunión, primero es pasada en limpio, donde muchos aprovechan y le cambian dos o tres cosas, luego la pasan a revisión, donde cada participante la volverá a leer para ver si está de acuerdo en lo que dice que dijo, y si no está de acuerdo la mandará corregir, suponiendo que está de acuerdo, quizá la firme.
- Y ahí entra un segundo punto, la firma de un documento dentro del proyecto, la gente no firma documentos, se siente comprometida a algo que no sabe si se debe y puede cumplir, ¿Por qué firmar documentos intermedios del proyecto?, que los firme el jefe, ¿yo por qué?
- Una vez firmado por todos los participantes se guarda y de ahí a que la volvamos a sacar, leer o dar seguimiento pasará un largo tiempo, porque acabaras el proyecto con 40 minutas, y lo más seguro es que en algún momento del proyecto, se haga un acuerdo de más alto nivel que mata a todas las anteriores, porque es bien sabido, “un acuerdo con el jefe mata todas las minutas anteriores”.
- Otro tema que no tiene lógica, es el duplicar información, si se hizo una reunión para hacer un acuerdo, en teoría ya traes un documento resumen, seguramente en una aplicación en línea o en el Excel donde es muy sencillo filtrar y ver el acuerdo pendiente, la fecha, quien lo va a realizar, pero con la minuta duplicas ese control con un pedazo de papel donde no podemos filtrar, y ahora traes dos documentos, uno que si es útil para organizar y filtrar tus entregas y otro que es una hoja sin funcionalidad
- Y por último es un documento muy pesado, en el sentido que repite muchos datos en cada reunión, lugar de reunión, asistentes a la reunión, fecha de reunión, día de la reunión, e incluso que desayunamos el día de la reunión, al final del día son datos innecesarios, lo importante es; tengo un contrato, tengo entregas.
Si dentro del proyecto se requieren documentos intermedios firmados para que obligues a la gente a que haga su trabajo, creo más que llevar una minuta, necesitas redefinir ese proyecto o pensar porque la gente necesita ver su nombre y su firma para trabajar, si el proyecto está bien definido y asignadas las tareas no debería existir dudas de qué hacer.
El hacer minutas quedo como herencia de los 80 cuando estábamos con la idea de que la secretaria, anotaba todo como si nuestra reunión fuera tan interesante, al final de cuentas un proyecto no cambia de un día a otro, un proyecto va transcurriendo a la velocidad de tu equipo y se va enterando al cliente sobre ese avance, si en una reunión tienes la necesidad de cambiar cierta entrega, integra un control de cambios, si cambiaron una fecha, actualiza la matriz de entregables, si hay una fecha importante a documentar, regístrala en la bitácora del proyecto, porque nos complicamos la vida generando documentación extra.
Las minutas no formalizan un proyecto, lo vuelven burocrático.
Por hoy es todo, gracias por escucharme, cuídate mucho y recuerda que “como quedo en minuta” este podcast es para toda persona que no se dedica a liderar proyectos como actividad primaria pero que entiende la importancia de adquirir habilidades de liderazgo y gestión de proyectos independientemente del negocio, profesión u oficio en el que te encuentres.
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Nos escuchamos el próximo episodio.
Somos Projecter y hacemos proyectos.
